Cómo una empresa de carpintería metálica
arquitectónica
construyó un equipo de compras sin contratar a nadie
Durante años, los trabajos fueron a parar a los mismos pocos proveedores. Así era el sistema. Cuando llegaban proyectos más grandes, el equipo había empezado a pedir presupuesto a otros proveedores, pero todo era manual. Redactaban solicitudes, perseguían respuestas y comparaban ofertas en una hoja de cálculo que nadie más sabía leer. La mayoría de los trabajos nunca llegaban a esa comparación. Un ahorro que se estaba dejando sobre la mesa.
Nos propusimos resolver eso: una comparación de presupuestos real en cada trabajo que lo merezca, sin contratar a nadie nuevo. El objetivo es una reducción clara del gasto en compras.
El problema
Un equipo de operaciones pequeño. Cientos de trabajos al año. Una sola forma de aprovisionarse: llamar a los proveedores habituales. Cuando intentaban ampliar la red, el trabajo de presupuestación no encajaba en ningún sitio. Los presupuestos vivían en bandejas de entrada y en la cabeza del comprador.
Lo que construimos
Un mapa funcional de la base de proveedores. Por un lado, los datos estructurados: últimos precios, plazos de entrega, coste histórico. Por el otro, lo que no aparece en una hoja de cálculo. Con quién les gustaba trabajar y por qué. Dónde había habido problemas de calidad. Qué ingeniero de qué proveedor coge el teléfono de verdad. Todo lo que el equipo llevaba en la cabeza, junto a los números, en un único lugar que permanece cuando la gente se va y mejora cada vez que se tramita un nuevo presupuesto.
Sobre ese mapa, un flujo de trabajo de presupuestación que lleva un trabajo de principio a fin. Redacta y envía solicitudes, persigue respuestas, encuentra nuevos proveedores cuando la lista habitual no es suficiente y devuelve una recomendación. El equipo aprueba y el presupuesto sale. Funciona en el canal que el equipo ya usa, así que no hay nada nuevo que aprender.
El cambio
Cada presupuesto lleva menos tiempo. El equipo puede hacer ahora una comparación real en más trabajos y elegir el proveedor que encaja con el encargo: a veces el más barato, a veces el más rápido, a veces el de confianza para una pieza complicada. En los trabajos donde manda el precio, los ahorros están apareciendo en la factura de compras. El mapa se enriquece con cada presupuesto. El trabajo no crece con él.